İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tüm doküman, evrak ve belgelerde mutlaka farklı kişilerin imzaları bulunur. Özellikle kayıt ve ispatın son derece önemli olduğu iş güvenliği için ıslak imza konusuna dikkat edilmesi gerekir.
Özellikle ölümlü veya ağır yaralanmalı iş kazası gibi durumlarda evrak üstünde oynamalar veya evrak birleştirme gibi taraflardan bir veya birkaçını zor duruma düşürecek çeşitli olaylar görülebiliyor.
Bu yazıda imza atma kuralları hakkında faydalı bilgiler bulabilirsiniz.
İmza Nedir?
İmza, kişinin bir yazının altına, bu yazıyı yazdığını veya onayladığını belirtmek için kendi eliyle yazdığı işarettir.
İmza, Türk Dil Kurumu tarafından “Bir kimsenin herhangi bir belgeyi yazdığını veya onayladığını belirtmek için her zaman aynı biçimde kullandığı işaret.” şeklinde tanımlanmıştır.
İmza Nasıl Olmalı
İmza kişiye özgü ayırt edici özellikler içeren bir el yazısı türüdür. Yani imzanız sizi tanımlamalıdır. İmza, isim ve soyadının kullanılması ya da ismin kısaltılması ve soyadının yazılması ile oluşturulmalıdır. Ayrıca sadece isim ve soyisim baş harfleri kullanılarak atılan imzalara çok sık rastlansa da bu tür imzalar taklit edilmeye müsaittir.
İmza her zaman el yazısı ile atılmalıdır ve her zaman aynı formda olmalıdır. Farklı yerlerde farklı imzalar kullanılmamalıdır. Aynı zamanda imza her zaman aynı el ile atılmalıdır.
İmza Atarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İmza her şeyden önce bulunduğu kağıdın imza atan kişiler tarafından onaylandığını gösterir. Bu nedenle mutlaka imza atılan evrakta yazılanlar okunmalıdır. Bununla beraber asla boş kağıda veya sonradan doldurulmaya müsait belgelere imza atılmamalıdır.
İmza her zaman isimden sonra gelecek şekilde atılır. Yani belgede imza bölümünde isminiz varsa imza bu ismin altına veya hemen yanına atılmalıdır. Eğer belgede isminiz yazmıyorsa önce isminizi yazıp daha sonra hemen yanına veya altına imza atmalısınız.
İmza ile beraber imza atılan tarih ve gerekiyorsa saat yazılmalıdır.
İmzayı mutlaka evraktaki yazıların üzerine gelecek şekilde atılmalıdır. Bu sayede belge üzerinde sonradan yapılabilecek değişiklikleri engellemiş olursunuz.
Bunlara ek olarak hukukçular ve grafoloji uzmanı yani imza inceleyen bilirkişiler tarafından imzaların oturarak, belge altına bir kağıt koyularak ve mümkünse hep aynı imza kalemi ile atılması tavsiye edilir. Ayrıca imza kalemi olarak tükenmez kalem yerine uzun süre kalıcı olan mürekkepli kalem kullanımı da önerilmektedir.
İmza Atarken El Kaldırılır Mı?
İmza kişiyi tanımlayan bir el yazısı biçimidir. Dolayısıyla her zaman aynı şekilde atılması son derece önemlidir. İmza atarken her zaman aynı şekilde atabilmek ve imza üzerinde kesinti oluşturmamak için imza atarken el kaldırmamak önerilir. Ancak bu bir kural olmayıp birden fazla parçadan oluşan imzalarda el kaldırarak atmak daha doğru olacaktır.
İş Güvenliği İçin İmzanın Hukuksal Karşılığı
İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimleri için imza, yapılan, yapılmayan, onaylanan veya onaylanmayan işlerin ispatı anlamına gelir. Verilen bir eğitim, hazırlanan evrak, onaylanmayan bir sağlık raporu ve daha onlarca belgede imza kullanılır. Atılan imzalar sizin o işi yaptığınızı, onayladığınızı veya onaylamadığınız göstereceğinden son derece önemlidir.
Bununla beraber iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili bir çok kanun ve yönetmelikte “ıslak imzalı” ifadesi geçer.
Çeşitli ölümlü veya yaralanmalı iş kazaları sonrasında savcılık tarafından işletmeye ait tüm evraklar incelemeye alınmaktadır. Bu nedenle usulüne uygun atılmamış imzalar, belge üzerinde sizi temsil edemeyebilir. Bunun anlamı, mevcut bir belgenin sizin tarafınızdan hazırlanmış, onaylanmış veya onaylanmamış olduğu anlaşılamaz. Bu da hak kaybına yol açabilir.
Bununla beraber resmi kurumlar tarafından asıl belgelerin incelemeye alınması nedeniyle belgelere erişim şansınız tamamen ortadan kalkar. Bu nedenle imzaladığınız tüm evrakların mutlaka kopyasını almanız veya dijital ortamlarda saklamanız son derece önemlidir.
İş güvenliği alanında sıklıkla görülen bir durum da önceden imza atılmış boş evrakların fotokopi çekilerek tekrar kullanılmasıdır. Bu durum, bir çok yönetmelikte geçen “ıslak imza” tanımına uymadığı gibi hukuken imza sayılmayacağı durumlar da olacaktır. Yani yüzlerce imza atmanız gerekse de mutlaka her evrak el ile tek tek imzalanmalıdır.
Ayrıca birden fazla sayfadan oluşan toplantı tutanağı, eğitim katılım formu, risk değerlendirmesi gibi belgelerde her sayfa mutlaka imzalanmalıdır.
İmzalı belgeler güvenli bir alanda saklanmalı, resmi bir kurum veya mahkemeye ibrazı gerekmedikçe yerinden çıkarılmamalıdır. Tespit öneri defteri veya risk değerlendirmesi gibi evrakların kaybolması çok sık görülen durumlardır.
İmza Neden Bu Kadar Önemli
İmzanın neden bu kadar önemli olduğunu anlamak için usule uygun imza atılmayan belgeler ile neler yapılabileceğine bazı örnekler verebiliriz. Örneğin boş kağıda atılan imza ile sizin ağzınızdan aklınıza gelmeyecek sözler verilebilir. Örneğin çok yaygın olarak üzerinize şirket açılabilir veya borçlanabilirsiniz. İş güvenliği konusundan bakacak olursak kritik öneme sahip bir konuda eski veya bir olaydan sonraki tarihli olarak sizin adınıza belge düzenlenebilir.
Yazılar ile imza arasında çok fazla boşluk bulunan belgelerde imzadan önceki boşluğa siz imza atarken orada olmayan ifadeler eklenebilir.
Tarih veya saat olmayan belgelere sonradan farklı tarihler eklenebilir. Örneğin tarih veya saat yazmadan yazıp imzaladığınız bir risk bildirim belgesine sonradan farklı bir tarih yazılarak olayın meydana geldiği tarihten sonra bildirim yapılmış gibi gösterilebilir.
Sizi tanımlamayan, ad soyad içermeyen veya sadece baş harflerden oluşan imzalar kolayca taklit edilebilir. Bu da aslında imza atmadığınız belgeleri imzalamış gibi gösterilmeye yol açar. Birden fazla sayfadan oluşan belgelerde imza atılmayan sayfalar kolaylıkla değiştirilebilir.
İmzanızda adınız soyadınız yer almıyor, sadece baş harfleri yer alıyorsa, imzanın aynı harflere sahip başka bir kişi tarafından atıldığı iddia edilebilir.
Bu içerik İsgnedir.com yazarı tarafından oluşturulmuştur. İsgnedir.com`un belirtmiş olduğu “İçerik Kullanım İzinleri”ne bağlı kalmak kaydıyla kullanabilirsiniz.